Путевой лист - это учетный документ, который нужен всем организациям и ИП, если они используют служебный транспорт. Для организации путевой лист утверждает право управления, например, автомобилем, если владелец транспорта – частное лицо, то путевой лист поможет рассчитать затраты. За правильным заполнением путевых листов следит и ФНС, и ГАИ, и трудовая инспекция.

Требования к путевому листу в 2019 году

Путевой лист относится к документам строгой отчетности, а значит, должен содержать обязательные реквизиты (и соблюдать требования к оформлению обязаны не только автотранспортные компании).

В 2018 году произошли изменения: к реквизитам путевого листа добивались сведения о прохождении водителем медосмотра, а также отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния автомобиля. А вот обязательную круглую печать на бланке отменили – ее нужно ставить только тем компаниям, которые используют ее согласно своему Уставу.

При этом организация все также не обязана использовать унифицированный бланк путевого листа, можно разработать и свой – главное, со всеми необходимыми реквизитами:

• название и номер самого документа;
• реквизиты владельца автомобиля (ОГРИП и ОГРН);
• дату выдачи;
• период действия;
• данные о водителе транспортного средства;
• данные о самом транспортном средстве;
• данные о владельце транспортного средства;
• данные о прохождении технического осмотра перед рейсом.

Применение такого бланка должно быть указано в учетной политике (согласно п. 4 ПБУ 1/2008).

Порядок использования путевого листа:

1. Документ создается, печатается и заверяется подписью диспетчера, который его оформил, а также руководителем организации.
2. Путевой лист выдается на руки водителю.
3. После поездки путевой лист возвращается уполномоченному лицу под роспись, а после подписания считается закрытым и поступает в бухгалтерию.

Но как заполнять его правильно – тем более, из раза в раз, когда путевых листов требуется очень много?

Есть два основных варианта:

• Использовать Excel.
• Установить специальную программу для заполнения путевых листов.

Ведение путевых листов в Excel

• Скорее всего, программа уже есть на вашем компьютере.

• Нужно каждый день заполнять 1-5 таблиц.
• Хранить каждый из созданных файлов.
• На основании чисел в Excel вести расчет потребления ГСМ и вносить его в учетную программу (например, в «1С:Бухгалтерию 8»).
• Менять печатную форму файла каждый раз, когда происходят изменения в законодательстве.

Специальные программы для создания и ведения путевых листов

Эти программы позволять использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства. Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, вручную данные переносить не нужно.

1. «Респект: учет путевых листов и ГСМ»

Интегрируется с «1С:Предприятие 8»

Цена: от 8200 руб.

2. «Победасофт»

Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование

Цена: 14 000 руб.

3. «1С:Управление автотранспортом 8» Стандарт

Коробочное решение: 28 500 руб.

Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.

4. «1С:Управление автотранспортом 8» ПРОФ

Коробочное решение: 59 700 руб.,

Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.

Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работа с путевыми листами.

Коробочное решение: 36 000 руб.,

Аренда программы в облаке - 1440 руб./мес.

Эти программы различаются по функционалу, сложности настройки и условиям сопровождения. Хотите узнать подробнее? Оставьте заявку, и наш специалист бесплатно вас проконсультирует.

Учет расходов ГСМ традиционно является серьезной задачей для большинства практикующих бухгалтеров, так как он обусловлен необходимостью контроля за расходом топлива, который связан с большим количеством трудно учитываемых параметров и зависит от добросовестности водителей и их отношения к заполнению первичной документации.

Для бухгалтеров также важно, в какой части эти расходы могут уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль, как отличить обоснованные расходы от необоснованных.

В Разъяснениях МНС к горюче-смазочным веществам относят следующие группы:

• все виды топлива (бензин, дизельное топливо, природный и нефтяной газ);
• смазочные вещества (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);
• используемые при уходе за автотранспортом и в его работе жидкости (тормозная, охлаждающая, тосол и антифриз).

Предельных норм для отнесения ГСМ на расходы не существует. Статья 25 НК РФ требует только документального подтверждения фактически произведенных расходов на ГСМ.

Но при этом организация обязана издать собственный внутренний документ, устанавливающий предельно допустимые нормы расходов с учетом эксплуатационных характеристик техники. Такие нормы должны быть установлены для техники в период ее эксплуатации, ремонта и техобслуживания.

Достаточно сложно самостоятельно рассчитать такие нормы, необходимо измерять расход ГСМ в пробках, при разных режимах эксплуатации, в разную погоду. Не все технические службы предприятий в состоянии это сделать и предоставить данные, которые и лягут в основу разработки учетной политики организации, связанной с ГСМ.

Именно поэтому и возникает необходимость в программных продуктах, уже содержащих разработанные и проверенные нормы расходования ГСМ. Программа для расчета расхода топлива должна исключить необходимость ввода этих показателей вручную.

Минтранс в своих рекомендациях от 2008 года дал примерные нормы расхода для большинства марок автомобилей и спецтехники. Но его рекомендации не являются всеобъемлющими, так как за прошедшие с их выхода 10 лет появились новые модели автотранспорта.

Учет ГСМ неразрывно связан с ведением таких документов, как путевые листы водителей. Только они являются основанием для списания фактически израсходованных ГСМ.

В них указывается километраж и маршрут, проставляются показания и количество литров бензина или дизтоплива. Формы унифицированы. В них фиксируется остаток горючего в баках на момент начала и окончания движения. Нарушение правил заполнения путевого листа может привести к отказу принятия расходов.

Программа, учитывающая ГСМ, обычно должна иметь возможность сформировать и распечатать путевые листы, а также обработать содержащиеся в них данные для расчета норм ГСМ.

Стандартные системы учета ГСМ

Учет ведется бухгалтерами в системах 1С, например «1С: Бухгалтерия 7.7». В рамках этой знакомой программы разработана отдельная конфигурация, позволяющая учитывать затраты на ГСМ.

Модуль позволяет вести не только бухгалтерский учет ГСМ, но и оперативный, используемый для ежедневного планирования, и позволяет формировать различные виды отчетов.

Для государственных учреждений в рамках 1С разработан модуль: «Автотранспорт и учет ГСМ для государственных учреждений». Он предназначен для бюджетных организаций, но при определенной доработке может быть интегрирован и в стандартную базу.

Эта программа для учета расхода топлива подойдет для небольшого автопарка, но не поможет работе автотранспортных предприятий. Для них разрабатываются свои продукты.

Существуют и отдельные программы, позволяющие рассчитать расходы по ГСМ и произвести . Достаточно часто они способны интегрироваться с 1С или в них предусмотрен механизм передачи данных в этот программный комплекс. Такие программы, как правило, применяются компаниями с большим автопарком.

“Респект: Учет путевых листов и ГСМ”

Одной из популярных программ является “Респект: Учет путевых листов и ГСМ”. Она позволяет вести учет расходования ГСМ для грузового и легкового транспорта, для спецтехники, принадлежащих юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям.

В эту программу уже занесены все необходимые стандарты потребления топлива для любых условий и марок автомобилей в соответствии с рекомендациями Минтранса от 2008 года.

Каждое новое транспортное средство, появившееся у компании, легко добавляется в базу. Программа позволяет вести учет выработки водителей и автотранспортных средств не только по километражу, но и .

В программу заложена опция, позволяющая рассчитывать остатки топлива в баке после определенного пробега. Она легко отслеживает все способы приобретения топлива – за наличный и безналичный расчет или с оплатой талонами, и производит необходимые проводки.

«Респект» позволяет вести единый реестр путевых листов и распечатывать их по готовым форматам.

Многие бухгалтеры считают, что разъяснения Минфина позволяют им заполнять путевые листы по упрощенной, не унифицированной форме, не только на поездку, но и за месяц, но такая практика может привести к разногласиям с налоговой инспекцией.

Программа помогает быстро и без особых хлопот заполнить и распечатать унифицированные путевые листы для каждой отдельной поездки.

Важно, что ПО полностью совместимо с «1С: Бухгалтерия 3.0», может быть интегрировано с «1С: Комплексная автоматизация» и «1С: Управление торговлей» и легко передавать данные в .

При установке программы пользователям обеспечивается техподдержка и все необходимые обновления, они могут пользоваться свежей правовой информацией, издаваемой государственными органами по данной теме.

Для крупных автотранспортных предприятий можно порекомендовать программный продукт «АвтоПарк». Это единая система, посвященная управлению автотранспортным предприятием. В ее рамках есть и модули, позволяющие учитывать расход ГСМ и вести учет путевых листов. В этой программе реализованы, в частности, подсистемы:

• «Учет горюче-смазочных материалов», где учитывается нормирование расхода топлива, расчеты с персоналом, и проводится всесторонний анализ расхода ГСМ по факту;
• «Выписка путевой документации», позволяющая формировать стандартизированные путевые листы.

Эта программа не требует интеграции с 1С, вполне самостоятельно ведет весь бухгалтерский учет, но предназначена только для автотранспортного предприятия, потому ряда возможностей 1С в ней не предусмотрено.

Специально для автотранспортных предприятий разработана и группа программ:

• «Мини-Автопредприятие»,
• «Лайтик-Автопредприятие»,
• «Корс-Автопредприятие».

Все эти программы позволяют вести учет ГСМ и путевых листов. Отличаются они количеством транспортных средств, учет которых можно вести (для версии Мини – не более трех) и наличием некоторых опций.

Существуют демо-версии, позволяющие бесплатно сделать первые 40 проводок и оформить первые 40 путевых листов. Изюминкой этих программ является возможность загрузки в них фотографий водителей, но большими возможностям они не блещут, предоставляя стандартный перечень опций.

Они могут импортировать данные из 1С, но возможности интеграции не предусмотрено. Зато, в качестве справочной информации, в базах можно найти правила дорожного движения. Их поддержка и обновление производятся бесплатно.

В итоге можно сделать вывод, что самостоятельно, вручную, вести учет и на сегодняшний день не только неудобно, но и нецелесообразно. В распоряжении бухгалтера имеются программные продукты, позволяющие облегчить работу по учету ГСМ и большей, и меньшей сложности.

Выбор программного продукта всегда будет обусловлен размером автопарка и спецификой работы предприятия.

Для транспортных предприятий учет ГСМ существенно более важен, чем, к примеру, для строительных компаний, которые могут себе позволить пользоваться более простыми системами учета.

Версия программы: 3.1 Home Edition
Официальный сайт: softbis.narod.ru
Язык интерфейса: Русский

Лечение: не требуется
Системные требования:
Windows 7, Vista (x32)

Описание:
Программа "Автотранспорт" предназначена для ведения учета транспортных средств, персонала, денежных расходов, планирования сервисного обслуживания, ремонта и оповещения о предстоящих событиях, учета путевых листов легковых и грузовых автомобилей.
Программа рассчитана как на организации, имеющие собственный автопарк, так и на простых автолюбителей. Программа "Автотранспорт" позволяет систематизировать информацию по заправкам, расходам, приобретенным запчастям и материалам, сервисному обслуживанию и ремонту.

Программа "Автотранспорт" подходит:
- Для компаний имеющих автопарк и желающих вести удобный и простой учет транспортных средств, персонала и быть в курсе предстоящих событий.
- Для автолюбителей желающих контролировать события по сервисному обслуживанию, а также расходов на содержание автомобиля.

Основные возможности программы:
- Учет автотранспорта (включая паспорт транспортного средства);
- Учет списочного состава (с фотографиями) персонала;
- Планирование сервисного обслуживания и ремонтов;
- Учет расходов топлива, автозапчастей, инструмента…;
- Учет первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей);
- Учет документов, хранение файлов в единой базе данных;
- Напоминания о запланированных событиях;
- Формирование отчетов и диаграмм;
- Многопользовательский режим работы.

Программа состоит из следующих модулей:
Модуль «Транспорт»
В данном модуле содержится вся информация о транспортных средствах (ТС), времени прохождения техобслуживании, продления страховок, выполнения определенных мероприятий контролируемых по пробегу ТС, о всех прочих расходах на ТС.
Модуль «Персонал»
В данном модуле содержится вся информация о сотрудниках, о закреплении за водителями ТС, предупредительной работе с персоналом, медицинских осмотрах, ДТП, о нарушенных правилах, денежных расходов.
Модуль «Календарь»
Является календарем и средством создания расписаний, событий. Имеется возможность просмотра сведений для дней, недель, месяцев и года. Записи добавляются в календарь так же, как и в бумажный органайзер: щелкните любой интервал времени и введите сведения. Новые градиентные цвета позволяют быстро найти текущее число и время. Текущее время отображается только в режимах просмотра День и Рабочая неделя. Для напоминания о встречах, собраниях и событиях можно использовать звуковые сигналы и сообщения, а для быстрого распознавания элементов можно изменять их цвет.
Модуль «Путевые листы»
Данный модуль предназначен для автоматизации выпуска первичной документации (путевых листов легковых и грузовых автомобилей) и формирование сводных выходных форм по показателям, введенным в путевых листах.
Основные возможности данного модуля:
Добавление неограниченного количества путевых листов.
Автоматическое заполнение полей остатков топлива на выезде, спидометра выезда данными предыдущего листа.
Корректировка выданных путевых листов.
Довод путевых листов по возвращению путевого листа в автопредприятие.
Отчеты по расходу ГСМ за любой период.
Учет заданий для водителей.
Печать путевых листов легковых автомобилей по форме Ф-3 (для организаций) или по форме ПГ-1 (для предпринимателей).
Печать путевых листов грузовых автомобилей по форме 4-П или по форме 4-С, реестра путевых листов и сводной ведомости расхода горючего. Бланки путевых листов автоматически заполняются и выводятся в формате MS Excel, свободны для редактирования.

Дополнительная информация:
Для наглядности в подчиненных таблицах в зависимости от текущей даты или пробега ТС подсвечиваются записи.
Контроль проводится по следующим полям:
Модуль «Транспорт»:
- таблица «Техобслуживания»: поле «Дата проведения ТО»;
- таблица «Страховки»: поле «Дата окончания»;
- таблица «Контроль мероприятий»: поле «Пробег для выполнения… (км)».
Модуль «Персонал»:
- таблица «Медицина»: поле «Дата окончания…».
В настройках (Меню – Настройки) можно самостоятельно задать подсветку записей в данных подчиненных таблицах.

Форма «Напоминания»
Предназначена для оповещения о проведения следующего технического обслуживания ТС, продления страховки ТС, проведения мероприятий контролируемых по пробегу ТС, дней рождений сотрудников, а также прохождения медицинского осмотра.

›› Путевой лист свободная форма

Путевой лист — заполнение и печать путевых листов

Путевой лист принадлежат к категории документов, оформляющих процесс перемещения продукции от поставщика к покупателю. Они содержат достаточно полные сведения о грузе и условиях его транспортировки.

Путевые листы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• 1. наименование и номер путевого листа;
• 2. сведения о сроке действия путевого листа;
• 3. сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
• 4. сведения о транспортном средстве;
• 5. сведения о водителе в путевом листе;

Наша программа по заполнению и печати путевых листов — это:

• Время заполнения путевого листа не более 1 минуты;
• Автоматический учет путевых листов;
• Автоматическая нумерация путевых листов;
• Возможность печати, скачки через Microsoft Excel, OpenOffice, CSV, PDF;
• Неограниченное количество водителей в путевом листе;
• Неограниченное количество автомобилей в путевом листе;

Заполнение путевых листов в программе «Экспредо»

В программе «Экспредо» реализована возможность заполнения путевых листов , так же после выписки путевого листа Вы сможете незамедлительно его распечатать. Если Вам необходимо отправить копию заполненного путевого листа по электронной почте, то программа по выписки путевых листов «Экспредо» предложит сохранить документ, после чего Вы сможете его скачать в формате PDF, Excel, HTML, CSV и передать.

Печать путевых листов в программе «Экспредо»

В программе реализована не только моментальная печать путевых листов , но возможность отправки на e-mail заполненного путевого листа.

Учет путевых листов

Так же в программе есть возможность вести учет путевые листы. Программа для заполнения (выписки) и печати путевых листов автоматически ведет журнал регистрации путевых листов.

Приятным дополнением к программе является наличие портативной версии, которая позволит выписывать и печатать путевые листы с любого компьютера — все важные документы Вы всегда сможете носить с собой.

Скачать, выписанный образец путевого листа можно . Образец заполненного путевого листа нашей удобной программой показан ниже.

Примеры печатных форм, реализуемых в «Экспредо»

• Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров КО-3

БухСофт: Путевые листы – это программа, которая служит для заполнения, сохранения и вывода на печать путевых листов. БухСофт: Путевые листы распространяется на бесплатной основе и рассчитано на подготовку и распечатку путевых листов. В софте простая и удобная оболочка с современным интерфейсом.

Работа с программой

В рабочем окне окно БухСофт: Путевые листы есть глава, которая обеспечивает работу с реестром и заполненными документами. При надобности вы найдёте формы, которые сохранены в диапазонах «по дате» и отфильтрованы, исходя из поиска. Обратите внимание на тот факт, что все шаблоны, которые созданы в Excel придётся обрабатывать в специфическом софте.

Отредактируйте листы в табличном процессоре Excel, предварительно экспортировав данные в «табличном» виде. Самый лучший вариант обработки данных – это форма. В ней вы вводите серию и номер документов, дату их создания и когда они были составлены. При надобности введите тип автомобиля, ФИО водителя, номер авто по «госту» и гаражный номер.

В отдельных главах внесите информацию об объемах затраченного топлива, время работы транспорта, а также день последнего осмотра авто и список путевых точек. Указывая маршрут, выбирайте собственную «справку» программы.

При потребности воспользуйтесь инструментом, который считает расстояние в реальном времени. Эта операция работает только через интернет.

После внесения информации в соответствующие формы вы сохраняете шаблон или документ, который можно распечатать, используя соответствующую функцию софта. Программа сохраняет данные в архиве и составляет полный перечень всех документов.

Технические особенности

БухСофт создана с простой и понятной графической оболочкой. Установочный пакет файлов не занимает много места. Софт не требователен к ресурсам компьютера и работает на старых OS Windows. При необходимости вы работаете в одном реестре документов, которые находятся на разных компьютерах.

Самое важное

• электронные формы созданы просто и позволяют заполнять путевые листы для автотранспорта;
• создание информации по расходу топлива;
• собственная справка с «точками путей», которые редактируются автоматически;
• ведение журнала с рабочими днями водителей;
• удобная и понятная рабочая среда программы;
• обработка документов с разных источников, которые находятся на разных компьютерах.